وی در این نشست اظهار داشت: برای استفاده جامع از اسناد دفاع مقدس سامانه‌ای پیش‌بینی شده است که این امکان را دارد تا در حوزه اسناد از موازی‌کاری و تکرار شدن اسناد جلوگیری کند.
وی با بیان این مطلب که در مرکز، کمیته اسناد تشکیل شده است، خاطرنشان کرد: این کمیته می تواند در استانها نیز تشکیل شود. کمیته استانی اسناد فرصت مناسبی را بوجود می آورد تا امور مربوط به جمعآوری اسناد و ساماندهی آنها را به طور جدی پیگیری کند و علاوه بر مشخص شدن درستی یا نادرستی سند مانع موازی‌کاری می‌شود.
علاماتی ادامه داد: تمام نهادها و ارگان‌ها می‌توانند به عضویت این کمیته در بیایند که هم به جمع آوری اسناد سرعت می بخشد و هم حرکت در این مسیر را منسجم خواهد کرد.
رئیس مرکز اسناد و مدارک بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع مقدس تاکید کرد: اسناد اگر بر اساس استانداردها جمعآوری و ساماندهی شوند می تواند پایه و اساس تدوین دانشنامه دفاع مقدس استان شود و در موزه آرایی و مباحث محتوایی نیز ابزاری در دست متولیان مرکز فرهنگی استان خواهد بود.
علاماتی با اشاره به اینکه در سال جاری در مرکز 1.5 میلیون برگ سند ساماندهی شده است، ادامه داد: در هدف‌گیری‌‌هایی که در مرکز داشتیم استانها را نیز در امر جمعآوری و ساماندهی اسناد دخیل کردیم و ما برای اینکه این دو حوزه را مدیریت کنید و در کار موفق شوید آمادگی خود را برای حمایت از استانها اعلام می‌کنیم.
وی در پایان گفت: به دنبال آن هستیم تا مالکیت معنوی کتاب و نویسنده بعضی کتاب‌های دفاع مقدس را در اختیار بگیریم تا به عنوان کتابخانه مجازی آنها را در فضای مجازی منتشر کنیم.
در این نشست سردار نجاتی و امیری راه کارهای مختلف جمعآوری اسناد و ساماندهی آنها را و همچنین پیشنهادات و دیدگاه‌های خود را در این حوزه ارائه دادند و سردار علاماتی نیز برای پیشبرد بهتر کارها مطالبی را بیان کرد.
در ابتدای این جلسه «جعفر بهرامی» رئیس مرکز اسناد و مدارک اداره کل حفظ آثار و نشر ارزش‌های دفاع مقدس خراسان رضوی در گزارشی فعالیت‌های صورت گرفته در حوزه اسناد و مدارک را ارائه کرد.
